Commissioning je proces, který se zaměřuje na převzetí stavby od zhotovitele a zahrnuje uvedení stavební a technologických částí do plného provozu. Celý proces by měl zajišťovat zkušený facility manager, aby profesně zastoupil budoucího vlastníka či provozovatele. Nedílnou součástí je také převzetí kompletní a správné dokumentace aktuálního provedení stavby (dle přílohy č. 14 vyhlášky § 125 odst. 6 Stavebního zákona).

Představte si radost z nového bytu – vše se leskne novotou, pokoje voní čerstvou výmalbou a v koupelně je ještě cítit silikonový tmel. Jenže za několik týdnů se objevují první problémy. Vytápění nefunguje, netěsnící přepad ve dřezu vytopil kuchyňskou skříňku a zásuvka v kuchyni vyhazuje hlavní jistič. Další problémy se začínají vynořovat, jako nezvaní hosté.

Výsledky nekvalitně odvedené práce při přebírání stavby se v plné nahotě objevují při správě bytových domů. Na jedné straně stojí velmi úzce spolupracující trojúhelník Investor – Projektant – Zhotovitel se stanovenými cíli a definovaným zadáním. Druhou stranu, ale rozhodně ne protiváhu, tvoří noví vlastníci bytových jednotek, kteří většinu energie vydávají na splácení hypoték, dokončování bytů nebo jejich úpravám a vybavování. Podmnožinu tvoří investiční byty, tedy vlastníci, kteří byty plánují pronajímat. Nikdo z nových vlastníků však neprojevuje výrazný zájem o dohled nad přebíráním objektu, pozemků a především technologií. A to i přesto, že jsou v jejich vlastnictví v poměru spoluvlastnického podílu. Úlohu jediného styčného důstojníka tak zůstává na zástupci nově vytvořeného SVJ, které zřizuje developer / investor. A aby bylo dílo dokonáno, zbaví se orgán SVJ své odpovědnosti za objekt formálně (nikoli však právně) tím, že vybere správce objektu a přenechá další osud budovy, technologií, bytů a celkového provozu na něm. Na správci. K řádné správě budovy jako celku se pak vlastníci dostávají až změnou výboru SVJ nebo správní firmy v okamžiku, kdy něco zásadně nefunguje. Většinou od předání stavby uplyne několik desítek měsíců a od té doby se už komplikovaně shání chybějící dokumentace, proběhly některé záruční lhůty na části stavby nebo technologie.

OBECNÉ CÍLE A PŘÍNOSY COMMISSIONINGU

• Optimalizace budoucích provozních nákladů

• Převzetí stavby v co nejlepším technickém stavu

• Zajištění kompletní a přehledné dokumentace

• Efektivní nastartování provozu budovy

• Nastavení vztahů mezi zúčastněnými stranami

ČTYŘI FÁZE COMMISSIONINGU

Commissioning představuje mnohem více než jen seznam kontrolních úkonů. Je to základní stavební kámen pro bezproblémovou funkčnost všech systémů stavby, od výtahů po vzduchotechniku. Proces zahrnuje řadu detailních testů a kontrol, které probíhají ještě před oficiálním předáním bytů novým majitelům.

Díky tomu lze včas odhalit a eliminovat potenciální problémy, které v budoucnu navýší provozní náklady. V ideálním případě se bavíme o čtyřech fázích rozložených na časové ose stavby: Fáze I: Účast na kontrolních dnech v průběhu výstavby, předkládání řešení pro optimalizaci provozních nákladů a zajištění funkčnosti systémů. Fáze II: Účast při všech důležitých kontrolách a testech, vytváření seznamu dokumentace, výběr systému pro správu dokumentů a dat. Fáze III: Důkladná předpřejímková kontrola s vyznačením nedodělků, následná přejímka a dokumentace stavu reklamací. Fáze IV: Archivace dokumentů, sledování odstraňování vad, zahájení provozu technologických systémů a správy objektu. Snižování nákladů při převzetí budovy V oblasti správy a údržby nemovitostí se můžeme setkat s lákavou, avšak potenciálně zrádnou představou snižování nákladů při převzetí budovy a uvedení technických systémů do provozní fáze. Tato na první pohled zajímavá úspora, však přináší řadu problémů, které se projevují po určité době provozování. V reálném provozu se mohou začít objevovat ve větší četnosti závady a ty pak ve formě reklamací nájemců nebo vlastníků jednotek. Každá jednotlivá situace vyžaduje zásah servisního technika. To s sebou přináší nejen logistické výzvy spojené s domlouváním vhodného termínu zásahu, ale i přímé náklady spojené s dopravou, použitým materiálem a náhradou za vynaložený čas. Pocity nebo důvěru vlastníka či nájemce při druhém nebo třetím zásahu v jednom měsíci asi není nutné komentovat.

PŘEBÍRÁNÍ BYTOVÝCH JEDNOTEK

Jeden příklad za všechny: nezkontrolovaný vanový přepad vyvolá náklady v řádech desítek tisíc korun a komplikovaná vyjednávání s pojišťovnou, znechucení uživatele bytu, naštvaného nájemníka bytu o patro níž, zásah do obložení vany, aktivace několika profesí atd. Pojďme si představit pár praktických kroků při přebírání bytových jednotek. Před samotným převzetím bytové jednotky je nutné zkontrolovat dodržení smluvních podmínek kupní smlouvy a všech sjednaných klientských změn. Je nezbytné si předem připravit kontrolní seznam, který bude obsahovat všechny prvky, které se nacházejí v bytové jednotce a rozdělit je pro přehlednost do oblastí. Zvlášť v případech přebírání většího počtu bytů je podmínkou seznam pro každý byt s označením lokality, data a místa na poznámky. Důkladná, fyzická prohlídka pak kontroluje bod po bodu stav bytu a jakékoliv nedostatky zaznamenává. Doporučuji vést si vlastní poznámky, které jsou oběma stranami po skončení prohlídky potvrzeny a „propsány“ do předávacího protokolu. Mimo kontrolního seznamu (a tužky) se rozhodně hodí vodováha, sada šroubováků a imbusů, kbelík, nějaký hadr, papírová páska, zkoušečka, metr…

Vyzkoušejte a prověřte úplně všechno!

Velmi podobně to funguje při přebírání stavebních a technologických objektů stavby. Daleko více je zde však nutná příprava vycházející z projektové dokumentace, při využití předpřejímek a funkčních zkoušek, aby bylo možné se řádně seznámit a naučit správné používání nebo ovládání. Nejde tedy jen o to, zda nainstalovaná vzduchotechnika funguje, ale například zda (i) je její součástí MaR, (ii) je založený deník chladiče, (iii) je k dispozici návod s doporučenými servisními úkony, (iv) pro nájemníky je připravený návod s upozorněním, co dělat v případě stavebních úprav v bytové jednotce (v) vyzkoušet zotavení technologie v případě výpadku el. energie atd… A jsme zpátky u řádně převzatého technologického celku. Pokud nemáme řádnou dokumentaci, návody a revize nemůžeme zařízení kontrolovat, spravovat ani provozovat.

ZÁVĚREM

Rizika, která plynou z nedostatečně provedeného převzetí, byla naznačena v předchozím textu, a proto už jen ve stručnosti. • Větší počet závad a poruch, které zvyšují náklady na provoz a způsobují výpadky nebo nedostupnost služeb. • Bez důkladného prověření technických systémů zůstanou neodhalené neefektivně fungující technologie, což zvyšuje náklady na provoz a negativně ovlivňuje životní prostředí. • Nedostatky v bezpečnostních systémech ohrožují bezpečnost obyvatel nebo naopak nezajistí potřebnou míru zabezpečení, což může nepříjemně projevit v případě nouzových situací. Na závěr je nutné podtrhnout klíčový význam procesu commissioningu nejen pro efektivní správu fondů nemovitostí, ale obecně pro všechny stávající i budoucí vlastníky nemovitostí. Důkladná kontrola a revize stavu budov a zařízení umožňuje včasné odhalení potenciálních problémů a identifikaci příležitostí pro jejich zlepšení. Tento proces přispívá nejen ke snížení provozních nákladů, ale také zvyšuje hodnotu celkové investice. Až příště uslyšíte termín commissioning, už budete vědět, že se jedná o klíčový prvek úspěšného řízení vašich nemovitostních aktiv.

Zdroj: FM Journal #3 červenec 2024   https://fmjournal.cz/jednotliva-cisla/